Politique de protection de la vie privée

Dans le cadre de leurs activités, la société Fidu-FS SRL, traite des données à caractère personnel de personnes physiques et sont dès lors soumises aux dispositions du Règlement Général de la Protection des Données Personnelles (en abrégé RGPD) du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, en application depuis le 25 mai 2018.

 

En notre qualité de comptables, experts-comptables et conseils fiscaux, nous sommes tenus au respect de certaines règles, telles que le secret professionnel, le devoir de discrétion ou encore au respect de certaines obligations légales telles que celles découlant de la nouvelle loi relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces.

 

De plus, nous sommes responsables du traitement de nombreuses données, dont une partie sont à caractère personnel ; certaines d’entre elles peuvent vous concerner en tant que client du cabinet, mais aussi en tant que relation d’affaires de nos clients.
Dès lors, nous sommes tenus de vous informer, en votre qualité de personne concernée dont nous traitons les données à caractère personnel, de ce qui suit.

Quels types de données à caractère personnel collectons-nous ?

Dans le cadre de l’exécution de nos missions, nous collectons et conservons divers types de données à caractère personnel. Le type des données collectées peut varier selon le service que nous fournissons, il s’agit principalement des données suivantes :

 

• vos données d’identification : nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, copie de carte d’identité ou de passeport, données biométriques,…
• vos données financières : revenus, emprunts, épargnes, compte bancaire et informations liées, valeur des biens mobiliers et immobiliers,…
• vos données sociodémographiques : état civil, situation familiale,…
• les données liées à vos administrateurs ou administrateurs, bénéficiaires effectifs, salariés, clients, fournisseurs

 

Concernant les données sensibles à savoir celles relatives à votre santé, vos opinions politiques, vos convictions religieuses, votre origine ethnique, le principe de base est qu’elles ne sont jamais traitées par notre cabinet sauf en cas d’absolue nécessité.

Exemples :

Un handicap d’un membre d’une famille pour laquelle nous établissons une déclaration à l’IPP

Une cotisation, un don à une ONG qui -elle aussi- doit être connue lors de l’établissement de cette même déclaration à l’IPP.

Si votre mandat porte sur l’établissement de votre déclaration à l’impôt des personnes physiques, nous pourrions également être amenés à traiter certaines données personnelles de personnes mineures, telles que le nom, prénom et/ou date de naissance, de votre (vos) enfant(s).

 

 

Comment sont collectées les données à caractère personnel ?

• Les données à caractère personnel nous ont été fournies par la personne concernée elle-même ou un de ses proches.
• Les données à caractère personnel proviennent de publications officielles disponibles sur les plateformes institutionnelles telles que le Moniteur Belge, la Banque National de Belgique, la plateforme Tax-on-Web ou encore la Banque-Carrefour des Entreprises.
• Les données à caractère personnel nous ont été fournies par le(s) client(s). Ces données concernent notamment les membres de leur personnel, les membres de leur organe de gestion, les actionnaires, les associés, ou d’autres personnes impliquées dans leurs activités (ex : clients, fournisseurs,)

 

Dans quel but utilisons-nous ces données ?

Les données ne sont traitées que si ce traitement est nécessaire aux fins mentionnées au présent point. Ainsi, conformément au règlement applicable, nous ne traitons les données à caractère personnel que sur la base des fondements légaux suivants :

 

• Conclure une relation d’affaire : conformément à la loi du 18 septembre 2017 relative à la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme, nous sommes tenus de collecter les données à caractère personnel des clients et de leurs mandataires.
• Exécuter un contrat ou une mission confiée : sans le traitement de ces données, nous ne pourrions pas fournir un service de qualité ou mener à bien notre mission.
• Informer nos clients sur des problématiques spécifiques qui pourraient les concerner.
• Nous conformer aux différentes obligations légales ou règlementaires qu’elles soient nationales ou internationales qui nous incombent : notamment les règles de déontologie, les obligations en matière fiscale ou sociale.
• Servir nos intérêts légitimes : exercice de nos droits de la défense dans les affaires disciplinaires, pénales et civiles.
• Pour accomplir une mission d’intérêt public : notamment en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux.

 

L’utilisation de ces données peut varier en fonction de la mission qui nous a été confiée et du traitement que nous y apportons, notamment :

• dans un but administratif 
• pour la facturation
• pour des raisons juridiques, fiscales et sociales
• pour établir les documents comptables et légaux (procès-verbaux, rapports, bilans, comptes annuels…)
• pour l’analyse financière et l’analyse de risque
• pour la protection de nos droits et ceux de nos clients

 

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Vos données personnelles ne sont conservées que pour la durée nécessaire aux fins qui ont motivé leur collecte. Afin de répondre à toute obligation légale de conservation, certaines données peuvent être conservées sans qu’un traitement ne puisse y être apporté. Le cas échéant, la durée de conservation est fixée par les dispositions légales. A l’issue de cette période, les données sont rendues inaccessibles. 
Pour rappel, conformément aux articles 60 et 62 de la loi du 18 septembre 2017, vos données à caractère personnel sont conservées au maximum dix ans après la fin de la relation professionnelle avec le client ou à compter de la date d’une opération occasionnelle.

En tout état de cause, à partir de la cessation de la relation que nous entretenons, vos autres données à caractère personnel sont conservées maximum pendant 10 ans à compter du dernier jour de la période imposable en cours.

 

Partage des données

Nous pourrions être amenés à partager les données à caractère personnel avec :

• des sous-traitants : à qui nous ne transmettons que les données nécessaires à leur mission ;
• des collaborateurs externes liés à toute opération nécessaire à l’exécution de notre mission (notaires, réviseurs, avocats, curateurs…) et à qui nous ne transmettons que les données nécessaires à leur mission
• une autorité publique compétente : en cas d’investigation, nous sommes légalement tenus de divulguer les informations qui nous sont demandées (ex : dans le cadre de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, un contrôle fiscal,…).

De même, nous nous réservons le droit de communiquer des données si elles permettent de défendre et/ou de protéger les droits ou les biens du cabinet, de ses clients, de son site internet et/ou de vous-même.

 

A contrario, les données à caractère personnel ne sont pas transmises à des pays tiers ni à des organisations internationales

 

Conformément au RGPD et sauf opposition de la personne concernée, le partage des données avec un éventuel sous-traitant ou un collaborateur externe ne pourra s’effectuer que pour autant qu’un contrat contraignant ait été conclu entre notre société et le sous-traitant/collaborateur externe.

D’une manière générale, nous veillons également à ce que nos partenaires soient en conformité avec notre respect en matière de protection des données personnelles.

 

Enfin, le cabinet s’engage à ne pas transmettre de données à caractère personnel collectées, à ne pas les vendre, les louer ou les échanger avec une quelconque organisation ou entité, à moins que vous n’en ayez été informé(e) au préalable et que vous ayez explicitement donné votre consentement.

 

Sécurité des informations

Des mesures techniques et organisationnelles appropriées, telles que des pares-feux et le contrôle interne des accès sont mises en place afin de garantir – tant que faire se peut – la sécurité en matière de protection des données. Elles visent notamment à protéger les données personnelles contre les accès non-autorisés, les pertes et la destruction.

Toutes les données que nous collectons sont stockées sur un réseau sécurisé. Les fournisseurs auxquels nous faisons appel respectent également les dispositions du RGPD.

 

 

 

Les droits de la personne concernée

• Droit d’information et d’accès : obtenir la confirmation que les données sont utilisées, demander que les données détenues soient communiquées à la personne concernée, être informé de toute communication des données à un tiers.
• Droit de rectification : demander la rectification des données personnelles erronées ou incomplètes.
• Droit à l’effacement : demander la suppression des données personnelles lorsqu’elles ne sont pas ou plus utilisées ou en cas d’utilisation illicite.
• Droit d’opposition : limiter le traitement et l’utilisation des données personnelles ;
• Droit à la portabilité : demander que les données soient transférées à la personne concernée ou à un autre responsable de traitement dans le cadre de sa prestation de service.
• Droit de réclamation: réclamer des dommages et intérêts en cas de préjudice subi.

 

Pour exercer ces droits, la personne concernée doit introduire une demande écrite à info@fidu-fs.be ou par courrier à l’adresse suivante :

 

Fidu-FS SRL

Rue de Louveigné, 22/1

4140 Sprimont

Belgique

 

Afin de pouvoir répondre au mieux à chaque demande, nous devons être en mesure d’identifier la personne concernée avec exactitude. En cas de doute sur l’identité du demandeur, des informations supplémentaires peuvent être demandées. Toute demande sera traitée dans un délai raisonnable et au plus tard dans le mois suivant la réception de la demande, ou endéans les deux mois pour toute demande complexe.

 

Certaines demandes pourraient entrainer des frais à charge du demandeur. Nous nous réservons également le droit de refuser toute demande infondée ou excessive. Le cas échéant, nous en informerons le demandeur et une offre de service sera éventuellement émise.

 

Si vous êtes un client, un mandataire d’un de nos clients ou un bénéficiaire effectif d’un de nos clients, nous attirons votre attention sur l’article 65 de la loi du 18 septembre 2017 relative à la lutte contre le blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces.

 

Cet article est libellé en ces termes :

« Art. 65. La personne concernée par le traitement des données à caractère personnel en application de la présente loi ne bénéficie pas du droit d’accès et de rectification de ses données, ni du droit à l’oubli, à la portabilité desdites données, ou à objecter, ni encore du droit de ne pas être profilé ni de se faire notifier les failles de sécurité.
Le droit d’accès de la personne concernée aux données à caractère personnel la concernant s’exerce indirectement, en vertu de l’article 13 de la loi du 8 décembre 1992 précitée, auprès de la Commission de la protection de la vie privée instituée par l’article 23 de ladite loi.
La Commission de la protection de la vie privée communique uniquement au demandeur qu’il a été procédé aux vérifications nécessaires et du résultat en ce qui concerne la licéité du traitement en question.
Ces données peuvent être communiquées au demandeur lorsque la Commission de la protection de la vie privée constate, en accord avec la CTIF et après avis du responsable du traitement, d’une part, que leur communication n’est susceptible ni de révéler l’existence d’une déclaration de soupçon visée aux articles 47 et 54, des suites qui lui ont été données ou de l’exercice par la CTIF de son droit de demande d’informations complémentaires en application de l’article 81, ni de mettre en cause la finalité de la lutte contre le BC/FT, et, d’autre part, que les données concernées sont relatives au demandeur et détenues par les entités assujetties, la CTIF ou les autorités de
contrôle aux fins de l’application de la présente loi. »

Le cas échéant, vous devez vous adresser à l’Autorité belge de la Protection de la Vie privée pour l’exercice de vos droits.

 

Plainte

Vous pouvez également introduire une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente.
Pour ce faire, nous vous invitons à consulter le site de l’Autorité belge de la Protection des données dont voici les coordonnées actuelles complètes :

 

Rue de la Presse, 35

1000 Bruxelles

Téléphone : +32(0)2 274 48 00

Fax : +32(0) 274 48 35

E-mail : contactapd-gba.be   

https://www.autoriteprotectiondonnees.be

 

Modification de notre politique en matière de protection de la vie privée

Afin de nous conformer aux législations en matière de protection de la vie privée en vigueur, nous nous réservons le droit de modifier le présent document. Dans ce cas, nous nous engageons à vous soumettre le dit-document et nous vous demanderons de le signer pour accord.

 

Coordonnées

En cas de question concernant la politique en matière de protection de la vie privée ou en matière de traitement des données à caractère personnel, n’hésitez pas à nous contacter :

 

En nous envoyant une demande écrite à l’adresse suivante :

 

Fidu-FS SRL

A l’attention de Pierre Fontaine,

Responsable du traitement des données à caractère personnel – N° ITAA 10.532.075

Rue de Louveigné, 22/1

4140 Sprimont

Belgique

 

Ou en nous adressant un mail à l’adresse suivante :

info@fidu-fs.be